Perencanaan, pengaturan, penyusunan jadwal kegiatan pimpinan

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitik beratkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apasaja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.

1.    Perencanaan meliputi tiga kategori

a)      Perencanaan jangka panjang (long term plan).

b)      Perencanaan jangka menengah (medium term  plan).

c)      Perencanaan jangka pendek (short term plan).

2.    Proses perencanaan

a)      Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secar ajelas.

b)      Menentukan alternatif.

c)      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

d)     Menentukan organisasi, metode, danprosedur.

e)      Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

a.       Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.

b.      Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.

c.       Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.

d.      Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaansehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.

e.       Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.

f.       Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara / kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:

·         Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan pimpinan. Jelas dalam arti pekerjaan tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job deskripsi untuk pimpinan. Sekretaris tidak boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan,walaupun pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris harus setiap hari membaca laporan yang penting untuk pengambilan keputusan. Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.

·         Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun merupakan proses yang berkesinambungan atau berjalan terus menerus.

Cara menyusun jadwal kerja/kegiatan pimpinan

Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan

2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan

3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang

4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan

5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengatur agenda kerja pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal/agenda kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut :

1) Menerima, mencatat dan memeriksa semua appointments/ janj-janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan / pimpinan

2) Melakukan konfirmasi dengan pimpinan terkait dengan janji yang masuk agenda kerja pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan dilakukan, sehingga tercipta efektivitas agenda kerja pimpinan.

3) Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

4) Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pimpinan, kemudian tempatkan dengan tepat pada agenda kerja pimpinan.

5) Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan (A) ,kegiatan setengah mendesak (B), dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara (C)

6) Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan

7) Menetapkan berapa lam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

8) Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

9) Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan. 

Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

·         Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan

·         Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.

·         Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis